KERTAS KERJA II - KEBERKESANAN PENYAMPAIAN ; PENILAIAN DARI SUDUT METOD

KEBERKESANAN PENYAMPAIAN ; PENILAIAN DARI SUDUT METOD

ABDUL MUA’TI @ ZAMRI BIN AHMAD, Ph.D
Jabatan Komunikasi
Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi
43400 Universiti Putra Malaysia
Serdang, Selangor.
e-mail: abmuati@putra.upm.edu.my


PENGENALAN

Berucap di hadapan khalayak atau menjadi fasilitator sesi latihan yang berkesan adalah merupakan satu kemahiran yang boleh dipelajari. Ramai orang menganggap kebolehan ini sebagai satu keistimewaan warisan yang diturunkan dari satu generasi ke generasi berikutnya dalam sesebuah keluarga. Kajian-kajian yang dijalankan di negara Barat dan pemerhatian yang dibuat di tanah air kita sendiri membuktikan bahawa tanggapan begini adalah tidak tepat. Sebaliknya kemahiran berucap atau memudahcara boleh dipupuk dan diasah melalui proses pemelajaran, pendedahan dan amalan dengan panduan dan bimbingan dari pengucap-pengucap yang terlatih dalam bidang ini. Ringkasnya, setiap individu yang normal boleh menjadi seorang pengucap atau fasilitator yang berkesan sekiranya diberi peluang mengenali kemahiran tersebut secara lebih terperinci dan sistematik.


Himpunan nota ringkas ini bertujuan untuk memperkenalkan para pembaca kepada teknik-teknik berucap atau berceramah dan adalah diharapkan ianya mampu dimanfaatkan sebagai garis panduan ke arah pembentukan seorang pengucap/fasilitator yang berjaya. Perlu diingatkan bahawa nota-nota begini serta prinsip-prinsip dan teori-teori lainnya sama ada yang berbentuk deskriptif atau preskriptif tidak sama sekali dapat menggantikan latihan-latihan berbentuk amali. Sebaliknya pengetahuan teori ini harus berjalan seiringan dengan latihan amali berucap dalam berbagai situasi bagi tujuan pembentukan pengucap/fasilitator berkesan seperti yang dinyatatakan tadi.


PRINSIP-PRINSIP UCAPAN

Terdapat lima prinsip asas yang harus diberi perhatian serius oleh setiap individu

yang mahu menjadi pengucap atau fasilitator yang berkesan, iaitu:

1. Kemahiran mengumpul bahan ucapan.
2. Kemahiran menyusun bahan ucapan.
3. Kemahiran mengingati atau menguasai ucapan.
4. Kemahiran menggunakan bahasa yang sesuai dan baik.
5. Kemahiran menyampaikan bicara kepada audiens.


PENGKELASAN UCAPAN
Sesuatu ucapan itu boleh dikelaskan melalui dua kaedah, berdasarkan tujuan ianya dibuat dan berdasarkan cara ianya disampaikan.


1. Pengkelasan ucapan berdasarkan tujuan:
a. Pemberitahuan / informatif - ucapan yang dibuat dengan tujuan untuk memberi maklumat. Contohnya seperti taklimat, ceramah-ceramah ringkas, pembentangan kertas kerja dsbnya.

b. Pemujukan / mempengaruhi - ucapan yang dibuat dengan tujuan untuk mengubah kepercayaan, sikap atau perlakuan audiens. Contohnya kempen politik, kempen anti-dadah dsbnya.

c. Menghibur - ucapan yang dibuat dengan tujuan untuk mencetuskan kegembiraan atau keriangan biasanya dalam majlis-majlis keraian. Contohnya ucapan lepas makan malam dsbnya.

d. Majlis khas - ucapan yang hanya dibuat dalam majlis-majlis tertentu dengan tujuan-tujuan spesifik seperti mempengerusikan majlis, alu-aluan, ucapan penganugerahan dan sebagainya.

2. Pengkelasan ucapan berdasarkan cara:
a. Impromptu- ucapan yang dibuat tanpa sebarang persediaan khusus dan biasanya diundang secara tiba-tiba. Ucapan jenis ini ada kalanya boleh merosakkan kredibiliti pengucap.
b. Dihafal - ucapan yang dihafal perkataan demi perkataan dari teks. Ucapan jenis ini
kaku dan tidak boleh diubahsuai berdasarkan situasi.
c. Dibaca - ucapan yang dibaca perkataan demi perkataan dari teks atau manuskrip. Ucapan jenis ini juga tidak 'flexible'.
d. Extemporaneous - ucapan yang dibuat dengan penuh persediaan dan merupakan gabungan ketiga-tiga jenis di atas. Dalam ucapan jenis ini ada terdapat unsur-unsur impromptu, penghafalan dan pembacaan. Ia memerlukan persediaan rapi dan menyeluruh dan merupakan ucapan yang paling flexible.


SIFAT-SIFAT FASILITATOR YANG BERKESAN
1. Jujur dan ikhlas dalam berhujah
2. Berpengetahuan luas dalam subjek yang diucapkan
3. Yakin akan apa yang dibicarakan
4. Mahir berucap di khalayak
5. Peka kepada reaksi audiens
6. Peka kepada situasi sekitaran.


LANGKAH-LANGKAH PERSEDIAAN PENYAMPAIAN YANG BERKESAN

Terdapat lapan langkah yang perlu diikuti dengan teliti dalam menyedia dan mempersembahkan ucapan:
1. Mengawal kegugupan
2. Menganalisis diri sendiri, situasi, majlis dan audiens
3. Mengumpul bahan ucapan
4. Menyusun bahan
5. Merancang pengenalan
6. Merancang penutup
7. Berlatih
8. Menyampaikan ucapan.

Langkah-langkah ini akan dihuraikan satu persatu di bawah ini:

Mengawal kegugupan
Punca-punca gugup secara psikologikal:
1. Pengucap tidak suka dinilai.
2. Hasil bicara terlalu kritikal
3. Pengucap kurang mahir atau kurang berpengetahuan
4. Pengucap kurang bersedia
5. Audiens yang disegani.


Symptom-symptom kegugupan

1. Secara fisiologikal
ketar lutut, sesak nafas, berpeluh ketiak dan tapak tangan, jantung kencang, bibir kering, tubuh kaku, suara lemah tidak terkawal, kelajuan bercakap tidak terkawal, bunyi-bunyi pecahan suara, pitam.

2. Secara psikologikal

takut audiens nampak kegugupan malu, tak berani bertentang mata, bimbang lupa idea, tarik diri dari berucap, 'allergic' kepada ucapan awam.


Teknik-teknik_mengawal gugup

1. Sebelum berucap
a. Pilih subjek yang diminati (jika berupaya)
b. Analisis audiens
c. Bersedia secukupnya
d. Susun diea dengan jelas
e. Berlatih secukupnya
f. Pujuk diri sendiri
g. Senaman-senaman 'isometrics'
h. Tarik nafas panjang-panjang
i. Matlamat ucapan manasabah
j. Berangan
k. 'Relax' mental dan fizikal
l. Memahami emosi gugup
m. Jaga makan-minum.

2. Semasa berucap

a. Pilih audiens yang mesra sebagai tumpuan di awal bicara.
b. Thomakninah dalam ucapan.
c. Jangan pentingkan gaya penyampaian.
d. Bergerak.
e. Jangan berhenti bercakap walaupun gugup.
f. Wujud dan kekalkan pertembungan mata.
g. Berlagak seperti yakin walaupun tak berapa yakin.
h. Fahami yang audiens tidak akan nampak kegugupan kita.
i. Jangan 'panic' bila tersasul.
j. Berkubu.


Analisis diri

Tanya diri sendiri sejauh mana:
1. Pengetahuan kita tentang topik.
2. Minat kita pada topik.
3. Persediaan yang sudah kita buat.



Analisis majlis/situasi

Pastikan:
1. Jangkamasa majlis
2. Giliran dan waktu kita akan berucap
3. Saiz bilik/dewan vs saiz audiens
4. Kemudahan yang sedia ada dan perlu diadakan
5. Tujuan majlis diadakan
6. Tempatnya.


Analisis audiens
1. Ciri-ciri demografik - umur, jantina, agama, bangsa, kumpulan 'ethnic', budaya, pekerjaan, tahap ekonomi, status sosial, tahap pendidikan, ideologi keahlian perkumpullan, dll.
2. Ciri-ciri situasi:
a. Saiz
b. Keseragaman
c. Pandangan terhadap topik.
d. Pandangan terhadap majlis
e. Pandangan terhadap kita, pengucap
f. Pengharapan.

Mengumpul bahan
1. Berdasarkan pengetahuan dan pengalaman sendiri
2. Temubual
3. Bahan rujukan tersedia – perpustakaan, pangkalan data.


Menyusun bahan

1. Bagi ucapan informatif, formatnya:
a. Pengenalan - terdiri dari salam/ucap selamat, penghormatan, protokol, teknik menarik perhatian, preview dan prosedur.
b. Badan/isi - terdiri dari penghuraian idea-idea utama yang tersusun jelas.
c. Penutup - terdiri dari review, kenyataan untuk diingati dan penyudah bicara.
2. Pembahagiannya lebih kurang 15% pengenalan, 75% badan dan 10% penutup.

3. Tulis rangka ucapan pada kad nota.

4. Maklumat mesti disusun, sama ada secara susunan masa (chronological), ruang (spatial), topik (topical), sebab (causal), masalah-penyelesaian, pro-kontra dan sebagainya.

5. Bilangan isi utama 3-5 sahaja (bergantung pada masa).

6. Peralihan isi perlu jelas.

7. Perkaitan isi perlu jelas (jika berkait).

8. Bagi ucapan pemujukan, formatnya,:

a. Pengenalan - tarik perhatian.
b. Wujudkan kehendak/keperluan
c. Berikan cara penyelesaian
d. Bayangkan keunggulan cara penyelesaian ini
e. Dorong audiens untuk menerimanya - penutup.

9. Lain-lain susunan bagi ucapan pembujukan:

a. Pengenalan - tarik perhatian
b. Kaitan isu dengan diri audiens
c. Perbincangan - fakta-fakta negatif dan positif mengenai isu
d. Dorong audiens antuk menerima yang positif.



Merancang pengenalan

Tujuan pengenalan:

1. Menarik minat audiens pada topik
2. Memberi mereka peluang supaya mendengar dengan bijaksana
3. Mewujudkan kemesraan.

Unsur-unsur pengenalan:

1. Salam dan ucap selamat
2. Penghormatan protokol
3. Teknik menarik perhatian

a. fakta menarik/unik, statistik
b. soalan 'rhetoric'/soalan biasa
c. jenaka berpengajaran
d. petikan
e. contoh/cerita/puisi berkaitan
f. merujuk majlis, audiens atau diri sendiri
g. kejadian bersejarah
h. kepentingan subjek
i. penghormatan peribadi
j. ‘gimmick’

4. Peralihan ke preview
5. Preview
6. Prosedur

Merancang penutup

Tujuannya adalah untuk menyediakan audiens supaya berhenti mendengar.

Unsur-unsur penutup.

1. Review

a. Beritahu nak berhenti
b. Ringkaskan idea-idea utama
c. Ulang sebut idea-idea utama.

2. Kenyataan untuk diingati.

a. Ulang teknik menarik perhatian (jika sesuai)
b. Rujuk kepada tema majlis atau slogan (jika ada)
c. Bayangkan keadaan esok
d. Membentuk mood
e. Merayu
f. Mengaju soalan
g. Memberi cabaran
h. Memberi pesanan

Berlatih

1. Berlatih 3-6 kali
2. Hafal idea bukan teks
3. Berlatih secara 'mental' dulu
4. Rujuk pada kad nota
5. Hayati keseluruhan ucapan
6. Jangan berlebih-lebih sangat
7. Jangan berlatih bahasa badan
8. Buat rakaman
9. Nilaikan persembahan
10. Ukur masa
11. Jangan ubah kadar ucapan kerana masa.

Mempersembahkan ucapan
1. Gunakan gaya sendiri yang sesuai
2. Berbicara dengan penuh yakin
3. Tenang sebelum mula berucap
4. Wujudkan pertembungan mata dengan audiens
5. Jangan mula dengan merujuk nota
6. Bercakap DENGAN audiens, bukan KEPADA mereka
7. Rujuk nota sekali-sekala
8. Jangan menjerit. Mulakan dengan nada biasa
9. Berdiri setegak yang boleh
10. Gayakan bahasa badan
11. Jangan gelisah
12. Tunjukkan kita gemar berucap
13. Sembunyikan kesilapan
14. Gunakan alat-alat bantu dengan berkesan
15. Kawal suara
16. Beredar dengan yakin


UNSUR-UNSUR BAHASA BADAN

1. Penampilan diri iaitu dari segi ketepatan waktu tiba, kesesuaian pakaian dan tingkahlaku dalam majlis.

2. Cara mendekati dan meninggalkan tempat berucap.

3. Tempat berucap

4. Posisi tubuh

5. Pergerakan tubuh

6. Gerakan tangan

7. Penggunaan nota

8. Penggunaan rostrum / lectern / podium

9. Penggunaan mikrofon

10. Pertembungan mata

11. Mimik muka.



PRINSIP BAHASA BADAN

1. Membantu pengucap dan tidak menonjol

2. Memberi penekanan maksud

3. Bersahaja, tidak 'artificial' (dibuat-buat)

4. Bertepatan dari segi makna dan masa (timing).



SUARA

Unsur-unsur suara yang boleh dikawal ialah:
1. Kelantangan (volume)
2. Nada (pitch)
3. Kelajuan (rate)
4. Jeda (pause)
5. Lafaz sebutan (pronunciation)
6. Ulangan (repetition)


KAEDAH MENGEKAL MINAT AUDIENS

1. Menggunakan isi dan contoh yang hampir dengan audiens seperti anak, pekerjaan dan sekitaran.

2. Melibatkan audiens - sebut nama mereka , sebut nama orang yang disegani.

3. Aju soalan. Minta komen/pendapat.

4. Menghayati keseluruhan ucapan agar penyampaian bersemangat.

5. Meransang pelbagai deria audiens.

6. Memasukkan unsur ‘suspens'.
7. Menyelitkan jenaka berpengajaran.
8. Menggunakan analogi yang sesuai.

Demikianlah beberapa perkara, yang perlu diberi perhatian oleh seseorang fasilitator dalam menyediakan diri untuk menghadapi khalayak.


Untuk kupasan terperinci, sila rujuk:

Abdul Mua’ti @ Zamri bin Ahmad (2000). Panduan Pengucapan Awam. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Abdul Mua’ti bin Ahmad (2003). Komunikasi di Tempat Kerja. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.